Cas clients
vendredi 04 mars 2011 Externalisation complète d'un processus administratif: la gestion de contrats
Prise en charge en outsourcing complet de la totalité des processus de gestion administrative et comptable d’un organisme de coordination nationale nouvellement créé en vue de gérer de multiples contrats et leurs obligations liées.
CLIENT
Structure de responsabilité collective coordonnatrice des actions nationales d’enlèvement et de valorisation des Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques (DEEE).
CONTEXTE
Product Life se voit confier les missions suivantes :
- gérer quotidiennement un important flux de documents divers issus de la contractualisation avec environ 1500 collectivités locales.
- répondre à un grand nombre de demandes d’informations de la part de ces collectivités ainsi que des consommateurs-habitants-citoyens
- calculer et préparer les versements réguliers des aides financières aux acteurs de la filière recyclage en fonction de critères complexes
- gérer la conservation, l’historisation et l’archivage de contrats vivants de natures diverses, passés avec plus de 1500 collectivités locales.
OBJECTIFS
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Prendre en charge la gestion de la totalité du processus documentaire aboutissant à la signature d’un contrat entre notre client et les collectivités locales.
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Assurer le suivi dans le temps du bon déroulement des obligations contractées.
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Assurer le gestion et l’archivage des contrats et des nombreuses pièces jointes.
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Assurer le recueil et la diffusion d’informations auprès de tous les interlocuteurs (collectivités ou public) sollicitant notre client.
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Assurer l’ensemble du processus de versement des aides financières aux ayants droits de la filière de retraitement des DEE, en conformité avec les engagements contractuels et de chacun et les réalisations effectives de la collecte.
ORGANISATION DE LA MISSION
- Réception quotidienne des documents variés issus de la contractualisation avec les collectivités locales.
- Validation des contrats.
- Traitement et conservation sécurisés des informations collectées (archivages papier et électronique de chaque contrat et de ses pièces jointes)
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Mise en place d’une permanence téléphonique visant à fournir des renseignements généraux et à collecter toutes les demandes des collectivités locales et du public.
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Etablissement d’un reporting mensuel visant à communiquer au client les nombres de nouveaux contrats actifs ou en cours de signature, de demandes en cours et des plaintes enregistrées.
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Collecte et la validation des informations nécessaires à la préparation des versements d’indemnités financières aux ayants droits dans le respect de leurs spécificités contractuelles.
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Préparation des documents comptables nécessaires aux versements.
MOYENS MIS EN OEUVRE
Six intervenants ETP, en outsourcing complet dans les locaux de Product Life.
Contrat annuel renouvelé depuis 4 ans.
RESULTATS
- Gestion efficace d’un processus contractuel complet et complexe, qui a permis à notre client de se concentrer en toute sécurité sur son coeur de métier qui est la collecte et le recyclage des DEEE.
- Politique d’information et de communication efficace qui a favorisé, année après année, la signature d’un nombre significatif de nouveaux contrats avec des collectivités souhaitant procéder à la collecte sélective des DEEE.
- Processus rigoureux ayant contribué à la conclusion heureuse de plusieurs audits de notre Client par les autorités de contrôle financier nationales.
