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Cas clients

Préparation à l'archivage de documents (longue durée) mercredi 13 mai 2009

Face au volume croissant de leurs archives et l'obligation de conservation longue durée de certains documents sensibles, les laboratoires s’intéressent à l’archivage électronique des données et au stockage dans les meilleures conditions de leurs  documents physiques.

Contexte :

Devant anticiper un prochain déménagement, un grand laboratoire a pris la décision d'accélérer l'archivage longue durée de plusieurs dizaines de dossiers (dossiers promoteurs, AMM) et d'externaliser le stockage des documents auprès d'un tiers archiveur.
Le service documentation fait appel à l'expérience de ProductLife pour préparer les boites d'archives et leur indexation détaillée dans le système d'information du laboratoire (GED).

 

Objectif poursuivi :

 

1. Reprendre chaque étude afin d’homogénéiser les documents selon un plan de classement déjà existant mais susceptible d'évoluer selon nos recommandations.
2. Alimenter la base de données documentaire afin de référencer le contenu de chaque boite d’archive et chaque container constitué
3. Préparer les containers d’archives à envoyer chez le tiers archiveur.

 

Organisation de la mission :

 

La mission se déroule en plusieurs phases:

 

• Evaluation du travail à mener au travers d’une phase de tests de quelques semaines.

Cette période permet l’analyse détaillée du projet, l’évaluation des fonds et leur typologie, la définition de l’organisation et des process à mettre en place, le budget global de la mission et son phasage, la mise en place d’outils de reporting et de facturation.

La diversité des documents et des traitement à approter rendait l'analyse des volumétries globales extrèmement difficile.

Ils ne bénéficiaient pas des mêmes conditions de stockage, d'identification, de préparation physique ou de dédoublonnement, rendant des métriques "moyens"  impossibles à appliquer.

 

• Mise en place d’une période dite « pilote » avec une petite équipe.

Celle‐ci permet de valider l’organisation envisagée en traitant de nouvelles études sur un mode industriel.
Elle valide un principe de facturation aux unités d'oeuvre (6 unités ont été défines), et permet au laboratoire de planifier avec ses services internes la collaboration avec les équipes ProductLife.

 

• Déploiement du projet avec une montée en charge de l’équipe pour respecter les délais souhaités par le client.

Le controle de gestion et les services achats suivent de manière efficaces les dépenses engagées et restant à venir.

 
 

Moyens mis en œuvre :

 

• 1 documentaliste expérimenté pour la phase de tests et d’analyse
• 3 documentalistes expérimentées complémentaires pendant plusieurs mois sur une phase pilote dans le cadre de petits ateliers de production.
• Plusieurs documentalistes et archivistes expérimentées complémentaires sur la phase « industrielle » pour gérer l’ensemble du stock afin de garantir la continuité de la production même en période estivale.
  
• 1 direction de projet, garante du bon déroulement de la mission sur le site client en termes humains, qualitatifs et quantitatifs, financiers.

 

Résultats :

 

Depuis la mise en place de l'équipe, des processus qualité ont été révisés et validés, une méthodologie d'indexation plus fine de l'outil de GED a été mise en place, et la préparation des archives services par services avance de façon effiace grace à une bonne coordination entre le prestataire et les clients internes.

L'avancement du projet est parfaitement en ligne avec les prévisions et répond aux exigences du client