Gestion de l'information, des documents et des données reglementees
lundi 07 mars 2011 Préparation à l’archivage de documents (longue durée)
Face au volume croissant de leurs archives et à l'obligation de conservation sur une longue durée de certains documents sensibles, les laboratoires s’intéressent à l’archivage électronique des données et au stockage de leurs documents physiques dans les meilleures conditions.
CLIENT
Un grand laboratoire pharmaceutique international situé en France.
CONTEXTE
Devant anticiper un prochain déménagement, un grand laboratoire a pris la décision d'accélérer l'archivage longue durée de multiples documentations (dossiers promoteurs, AMM) et d'externaliser le stockage de ces documents auprès d'un tiers archiveur.
Le service documentation fait appel à l'expérience de ProductLife pour préparer les boites d'archives et leur indexation détaillée dans le système d'information du laboratoire (Banque de Données Archivage).
OBJECTIFS
- Reprendre chaque étude afin d’homogénéiser les documents selon un plan de classement déjà existant mais susceptible d'évoluer selon nos recommandations.
- Alimenter la base de données archivage afin de référencer le contenu de chaque boite d’archives et de chaque container constitué.
- Préparer les containers d’archives à envoyer chez le tiers archiveur.
ORGANISATION DE LA MISSION
La mission se déroule en plusieurs phases :- Evaluation du travail à mener au travers d’une phase de tests de quelques semaines.
Cette période permet l’analyse détaillée du projet, l’évaluation des fonds et leur typologie, la définition de l’organisation et des processus à mettre en place, le budget global de la mission et son phasage, la mise en place d’outils de reporting et de facturation.
La diversité des documents et des traitements à apporter rendait extrêmement difficile l'analyse des volumétries globales.
Ils ne bénéficiaient pas des mêmes conditions de stockage, d'identification, de préparation physique ou de « dédoublonnement », rendant des métriques "moyennes" impossibles à appliquer.
- Mise en place d’une période dite « pilote » et une équipe réduite.
Celle‐ci permet de valider l’organisation envisagée en traitant de nouvelles études sur un mode industriel.
Elle valide un principe de facturation aux unités d'œuvre (6 unités ont été définies), et permet au Client de planifier avec ses services internes la collaboration avec les équipes ProductLife.
- Déploiement du projet avec une montée en charge de l’équipe pour respecter les délais souhaités par le Client.
Le contrôle de gestion et les services achats suivent de manière efficaces les dépenses engagées et restant à venir.
MOYENS MIS EN ŒUVRE
- 1 documentaliste expérimenté pour la phase de tests et d’analyses.
- 3 documentalistes expérimentés complémentaires pendant plusieurs mois sur une phase « pilote » dans le cadre de petits ateliers de production.
- Plusieurs documentalistes et archivistes expérimentées complémentaires sur la phase « industrielle » pour gérer l’ensemble du stock afin de garantir la continuité de la production, même en période estivale.
- 1 direction de projet, garante du bon déroulement de la mission sur le site client en termes humains, qualitatifs et quantitatifs, financiers.
RESULTATS
Depuis la mise en place de l'équipe, des processus qualité ont été révisés et validés, une méthodologie d'indexation plus fine de l'outil de GED a été mise en place, et la préparation des archives service par service avance de façon efficace, grâce à une bonne coordination entre le prestataire et les clients internes.
L'avancement du projet est parfaitement en ligne avec les prévisions et répond aux exigences du Client.
